Les solutions de téléphonie via le Cloud continuent leur progression d’adoption au sein des entreprises. Avec plus de recul sur les utilisateurs de cette solution, Forrester communique une étude sur l’impact économique total (Total Economic Impact™) de la solution Cloud Voice proposée par Microsoft Teams. Retour sur ce rapport et comparaison avec une étude concernant les clients d’Upper-Link.
La téléphonie Cloud Microsoft, incorporée à Teams et accessible avec Office 365 ou Microsoft 365, continue de séduire de plus en plus d’entreprises. Cet engouement se justifie par son intégration totale dans un environnement applicatif unifié et favorable à la productivité. Mais concrètement, quels sont les bénéfices des entreprises qui ont basculé leur ancien système de téléphonie ?
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Synthèse sur les bénéfices et ROI de la Téléphonie Teams par Forrester
L’étude de Forrester, basée sur un échantillonnage d’organisations représentatives, s’appuie sur une entreprise composite de 5 000 utilisateurs. En complément, l’étude réalisée par Upper-Link visera majoritairement des PME et ETI.
L’impact, d’une transition de la téléphonie vers le Cloud, est mesuré sur trois ans avec un début de retours 3 mois après l’intégration de la solution. L’investissement initial moyen et les coûts récurrents, pour l’entreprise type, sont de 2,4 millions d’euros sur la période de 3 ans et le bénéfice réalisé sur cette même période est de 8,5 M €, ainsi le ROI représente 260 % pour un Net Present Value (NPV) de 6,1 M€.
Synthèse sur l’étude PME/ETI d’Upper-Link sur la Téléphonie Cloud de Microsoft Teams
« Nous avons établi l’étude sur les mêmes paramètres que Forrester sur une dizaine de clients avec des effectifs allant de 10 à 500 personnes. Les entreprises étudiées évoluent dans des secteurs variés avec des populations aussi bien en situation de mobilité que sédentaire. » précise Julien HACQUARD, Responsable du département Digital Workplace chez Upper-Link.
L’entreprise composite qui ressort de cette étude, sur l’utilisation de la téléphonie cloud, compte 33 utilisateurs et utilisait un système de VOIP. Les besoins des utilisateurs sont répartis comme suit :
– appels majoritairement nationaux sur fixe et mobile ;
– pour 25 % des lignes, des appels à l’international ;
– pour 30 % des utilisateurs, un besoin d’audio conférence.
L’étude réalisée par Upper-Link intègre une partie téléconférence à l’instar de celle de Forrester.
Pour une entreprise de type PME de 33 utilisateurs, l’étude révèle, sur 3 ans, un bénéfice de 112 742 € pour un coût de 21 500 € soit un NPV de 91 242 € et un ROI de 424 %.
Comparaison des études et avantage pour les PME/ETI au système Cloud Voice
Bénéfices pour les entreprises
Les bénéfices mesurés et chiffrables pris en compte sont l’amélioration de la communication (gain de temps, productivité, accessibilité de la solution), la fin des coûts liés à l’ancien système, réduction des coûts des forfaits et, si possible, l’augmentation des résultats commerciaux.
Les bénéfices réalisés sur 3 ans sont recalculés à l’utilisateur pour une année, la comparaison des deux études montre que la brique téléphonie Cloud bénéficie davantage aux plus petites structures.
Un bénéfice de 343 €/utilisateur/mois (4 121 €/u/an) pour l’entreprise de 33 utilisateurs contre 175 €/u/m (2105 €/u/a) pour celle de 5 000 utilisateurs. L’écart représente presque 100 % d’impact à l’avantage des plus petites structures.
Parmi les explications sur l’écart entre Grande Entreprise et PME nous retenons le prix des installations et abonnements. En effet, les entreprises étudiées par Forrester bénéficient souvent d’accords cadre et de prix plus avantageux que ceux accordés à une PME. De même, la productivité ou l’amélioration de l’accès aux informations sont grandement améliorés pour les PME.
Diminution des coûts
Les investissements et les coûts calculés sur 3 ans prennent en compte le prix de la solution téléphonie Cloud de Microsoft, le temps humain interne dédié à la mise en place, la prestation externe, la formation et les coûts de bande passante.
À contrario de la partie « bénéfices » la comparaison des deux études relève un écart de 30 % au bénéfice des Grandes Entreprises. L’entreprise de type PME a un coût moyen, tout compris, après la première année qui s’élève à 20 €/u/m (239 €/u/a) contre 14 €/u/m (164 €/u/a) pour l’entreprise de 5 000 utilisateurs.
L’économie d’échelle est à prendre en compte, tout comme l’impact du temps humain qui s’estompe plus facilement en fonction du nombre d’utilisateurs. Cet impact est également visible sur les frais d’initialisation du service.
Les avantages de la téléphonie Cloud avec Teams
Les avantages globaux retournés par les entreprises via l’étude Forrester et l’étude au sein d’Upper-Link.
Le gain de temps réalisé par les utilisateurs, grâce à un système de téléphonie intégré à Teams, est le point principal relevé par les entreprises. Que les collaborateurs soient en situation de mobilité ou en poste sédentaire, un gain de temps et une augmentation de la productivité est réalisé. Forrester estime cette économie à 1,5 heures par semaine avec un minimum de 38 minutes. En termes d’usage pour l’étude Upper-Link, il est constaté une augmentation des possibilités de rendez-vous téléphoniques en comparaison aux anciens systèmes et une productivité augmenté lors des appels.
« En moyenne pour les entreprises étudiées, nous considérons une économie de 1,25 heures répartie comme suit : 50 % des utilisateurs à 2 h d’économie par semaine, 25 % à 30 minutes et 25 % à 1 heure. »
L’optimisation des usages entraîne une diminution des coûts liés aux forfaits et frais récurrents de la téléphonie. Pour une PME le prix moyen tout compris est de 33 € par utilisateur et par mois. Les coûts sur les forfaits et frais récurrents sont, au minimum, divisés par 2. De plus, la téléphonie Cloud est facturée mensuellement et sans engagement à l’inverse des opérateurs plus traditionnels qui engagent les entreprises dans le temps. Sur des forfaits PME, incluant les appels illimités sauf l’international et hors matériel et sans accords d’entreprise, nous constatons une réduction de 30 % en moyenne soit 12 € environ par utilisateur et par mois. Dans l’étude de cas d’Upper-Link la différence est de 13.5 € par mois et par utilisateur.
La solution de téléphonie Cloud offre d’autres bénéfices moins quantifiables comme une meilleure mise en conformité ISO 27001, RGPD, flexibilité des forfaits, accessibilité et optimisation de son espace de travail.
