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Télétravail, collaboratif et productivité : attention aux pièges technologiques.

Comment les distractions technologiques nuisent - Article - Upper-Link Temps de lecture : 6 min.

Télétravail, Collaboratif et productivité : attention aux pièges technologiques. Par Benoit Lecomte et Antoine Bizard pour Upper-Link

Les dépenses en IT représentent un budget considérable et les entreprises qui investissent attendent un ROI à plusieurs niveaux. En cette période, le travail à distance, le travail collaboratif et l’accès sécurisé aux environnements d’entreprise se sont révélés être de véritables enjeux. Toutefois l’urgence de la situation, ou le manque d’accompagnement font que la productivité attendue n’est pas toujours au rendez-vous. Comment faire du télétravail et du collaboratif un vecteur de productivité en évitant les pièges ?

Nous n’allons pas lister tous les pièges possibles mais seulement 3 vecteurs principaux qui sont à l’origine de bien des problématiques lors du travail à distance. Bien entendu à chaque défi, une solution !

Multiplicité des outils collaboratifs plutôt que d’utiliser un agrégateur.

Nous avions abordé ce point fin 2018 dans l’article suivant : “La surcharge d’applications collaboratives : un comportement néfaste pour la productivité.

En résumé, suite à l’essor des comportements collaboratifs des entreprises françaises, le nombre d’applications collaboratives explose : Slack, Trello, Teams, Drive, Wrike, Zoom, Evernote …

À tel point qu’il est difficile de connaître l’utilité exacte de chacune des applications naissantes. Deux ans après, les outils se sont encore multipliés.

Choisir les quelques bonnes applications collaboratives est bénéfique pour la productivité de votre entreprise, mais en avoir trop peut être contre-productif. En effet, elles risquent de :

– Vous perdre dans vos fichiers (vous avez trop de fenêtres ouvertes sur votre écran) ;
– Vous faire perdre du temps (vous devez naviguer entre les différentes applications) ;
– Vous faire perdre votre concentration et le fil de vos idées (vous avez une communication fracturée).
– Complexifier votre façon de travailler.
– Diminuer la sécurité du système d’information.

Dans un rapport récent commandé par Workfront “State of Work 2020“, nous apprenons que les collaborateurs déclarent pouvoir consacrer seulement 43% de leur temps à du travail effectif.

Pour éviter cet effet contre-productif, nous conseillons d’orienter votre choix vers une plateforme unique qui regroupe les fonctions nécessaires à la collaboration dans votre entreprise. Nous conseillons majoritairement Microsoft Teams car elle a l’avantage d’être interconnectée avec les systèmes d’informations de plus de 90% des entreprises.

Parmi les points les plus demandés par nos clients nous relevons : organisation de réunions simplifiée, téléphonie, accès aux documents d’entreprise et groupes de travail, partage de documents sécurisés, tchat, organisation des tâches, raccourcis d’applications métiers, SSO …

Travailler en mode collaboratif et ouvert ne se résume pas à l’acquisition et à la mise en œuvre d’outils, aussi performants soient-ils. Le travail collaboratif repose avant toute chose sur une organisation réfléchie des modes de travail et processus à mettre en place et implique que chacun trouve sa place et comprenne cette nouvelle façon de travailler. ” explique Ariane ADDA, Responsable Qualité et consultante Customer Success chez Upper-Link. ” Nous sommes dans un environnement technologique où nous avons pléthore d’outils à notre disposition. Pour un utilisateur, certains peuvent paraître redondants en termes de fonctionnalités. Alors lequel choisir ? Quel outil pour quel usage ? Là encore, pendant sa mission d’accompagnement, le consultant va comprendre vos métiers, vos usages, vos besoins et vos contraintes aussi. Et c’est en fonction de cette analyse préalable qu’il vous proposera des cas d’usages reposant sur les outils qui vous seront les plus adaptés.

La plateforme tout-en-un vous permet donc d’assurer une réelle stratégie de communication interne et de partage dans votre entreprise. Les outils à déployer ou l’organisation des espaces collaboratifs doivent être pensés en amont pour votre organisation. Une évaluation régulière permettra d’ajuster les outils utilisés, ceux qui sont superflus et ceux pour lesquels un rappel doit être effectué.

Ces notifications qui polluent … télétravail et collaboratif nécessitent de la gouvernance

Ce point est important. Aujourd’hui nous enregistrons énormément de retours de collaborateurs qui se plaignent d’être “pollués” par des notifications ou alertes. Ce constat impacte les collaborateurs à deux niveaux :

1 augmentation du stress et hypersensitivité
2 diminution du temps de travail (1 interruption = temps de prise de l’information + traitement éventuel + 20 min pour reprendre efficacement son travail)

Le résultat est donc simple, moins de productivité, d’efficacité et pire perte d’adhésion des collaborateurs aux moyens IT mis en place. Le chiffre moyen avancé est qu’un collaborateur est interrompu près de 14 fois par jour.

Lors de nos échanges avec les dirigeants et responsables IT, tous les mois chez Microsoft, il apparaît que la faiblesse vient du manque de gouvernance lors de la mise en place des outils ainsi que d’accompagnement.

En effet, un premier niveau de résolution de cette problématique est technique. Le second niveau est lié à l’accompagnement des utilisateurs et au suivi de ces derniers dans leur utilisation.

Ariane ADDA développe ce point : ” Le rôle de l’accompagnant est de vous aider à mettre en place une gouvernance, un cadre de travail dans lequel vos collaborateurs vont se retrouver. Un cadre avec des règles de fonctionnement. Lorsque l’on ouvre et que l’on partage, lorsque des espaces de travail deviennent communs, au même titre qu’un espace de vie, chacun doit veiller à respecter les autres. Sur le plan humain, le travail collaboratif ne signifie pas travailler en même temps. Bien sûr, des fonctionnalités comme la coédition vont permettre de gagner beaucoup de temps. Lorsque vous êtes 3 et devez passer 1h de travail chacun sur un même document, vous pouvez travailler simultanément sur vos parties respectives et finir votre document presque 3 fois plus rapidement. Mais hormis ce cas, la collaboration permet aussi et surtout de désynchroniser vos temps de travail. Et c’est là qu’intervient le vrai management en mode collaboratif. “ 

Ainsi, lorsque Teams est déployé, vous maîtrisez ces facteurs perturbants et pouvez fluidifier le processus de travail des équipes.

Surplus de réunions inutiles … Faire du management une force et des réunions une reconnaissance du travail effectué.

Au-delà de la multitude d’outils, d’interruptions et distractions lors de votre travail, les réunions deviennent un vrai point noir lors du travail à distance ou du travail collaboratif.

Si nous reprenons l’étude précédente, nous retrouvons le même “pain point” que lors de nos échanges avec des collaborateurs. Ils critiquent le nombre d’heures de réunions inutiles qui viennent interrompre leur travail.

Deux éléments de réponses pour deux cibles différentes :

1 Le management : manager en télétravail ou à distance semble différent et compliqué. En réalité c’est faux. Seulement les canaux de management changent. Préférez des points réguliers et courts qui doivent vous permettre d’évaluer si le travail demandé évolue dans les temps attendus et sans difficulté. Profitez de ce moment d’échange pour que ces réunions soient productives, constructives et motivantes. Toutefois, ne multipliez pas ces réunions faute de quoi ça sera ressenti comme du “flicage”. Il faut avoir confiance en ses équipes et rester le plus disponible possible.

2 Les réunions “Projet” : de la même façon ne démultipliez pas les réunions de suivi de projet. Restez efficace et rythmez les réunions en fonction de deadline réaliste pour constater l’évolution des choses. 1 réunion = 1 sujet + des points clairs à aborder + des objectifs réalisables pour la prochaine réunion.

Que ce soit dans le cadre du management ou de la gestion de projets, gardez en tête les règles suivantes : 

– 30 à 45 min de réunion maximum
– 1 sujet clair
– Des points précis à aborder (chacun sait ce qu’on attend de lui)
– Des objectifs réalisables dans un délai raisonnable pour la prochaine réunion.
– Un moment de partage pour aborder les difficultés et les points bloquants.
– Apporter des solutions.

Un manager pilote différemment en télétravail. Des horaires peuvent être prédéfinis, mais avec souplesse. Nous sommes davantage dans le cadre d’un pilotage par objectifs. C’est en se posant sur une organisation correctement définie, et connue de tous, dans laquelle vous serez aidé par un consultant en accompagnement du changement, que l’outil ou les outils de travail collaboratif prendront tout leur sens et produiront la productivité attendue. ” Nous précise Ariane ADDA.

Organisez ainsi vos réunions, les collaborateurs seront plus efficaces et satisfaits de ces moments d’échanges.

Le télétravail et le collaboratif de réels moyens de productivité si on fait attention.

En résumé, certaines pratiques en milieu de travail nuisent à la productivité. Dans le contexte de la transformation numérique de l’entreprise, les batailles concurrentielles seront remportées par les organisations qui disposent des flux de travail les plus efficaces. L’efficacité des flux de travail inclus des outils technologiques comme Microsoft 365, Office 365 et Teams, mais aussi de la gouvernance et de l’accompagnement des utilisateurs. En bref, productivité en mode collaboratif et télétravail c’est :

– La bonne plateforme collaborative et les bons outils.
– La bonne gestion humaine face aux besoins et aux usages.

La gouvernance et l’accompagnement à la mise en œuvre d’outils collaboratifs permettra de mettre les bons outils au service de votre intelligence métier et vous rendre ainsi plus productif. ” conclue Ariane ADDA.