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La surcharge d’applications collaboratives : un comportement néfaste pour la productivité

Surcharge d'applications collaboratives un comportement néfaste pour la productivité - Article Upper-LinkTemps de lecture : 4 min.

La surcharge d’applications collaboratives : un comportement néfaste pour la productivité. Par Benoit Lecomte pour Upper-Link

À l’heure du cloud, de l’avancée technologique et du travail collaboratif, les applications collaboratives sont omniprésentes. Cependant, l’utilisation de trop d’applications en même temps est contre-productive. Alors, comment les utiliser et quelles solutions pour optimiser le temps et réellement gagner en productivité ?

À l’heure du cloud, de l’avancée technologique et du travail collaboratif, les applications collaboratives sont omniprésentes. De plus en plus utilisées, elles sont fondamentales pour l’entreprise d’aujourd’hui. Communication plus fluide, cohérence entre les différents services de l’entreprise, accélération de la prise des décisions, partage des savoirs et des compétences, meilleure productivité… Nombreux sont ses avantages.

Cependant, un comportement contre-productif apparaît : l’utilisation d’une multitude d’applications collaboratives en même temps.

Alors, comment utiliser les applications collaboratives de manière productive et bénéfique pour votre entreprise ?

Les applications collaboratives : des outils nécessaires à la productivité de l’entreprise

Les applications collaboratives sont des applications sur lesquelles plusieurs utilisateurs interagissent les uns avec les autres. Cet outil de communication à privilégier pour la communication interne d’une entreprise, est de plus en plus utilisé dans la relation client également. Les applications collaboratives permettent aux collaborateurs d’une entreprise de co-créer, co-innover et de garder une certaine cohérence au sein de leur structure.

Du travail en silos à la collaboration, tel est l’objectif des entreprises de demain.

Une étude IDC réalisée en mai 2017 annonçait les prévisions comportementales entre 2017 et 2021 des entreprises françaises sur le marché des applications de collaboration. L’étude prévoyait alors une mutation du marché vers le collaboratif :

Le surplus d’applications collaboratives : un comportement contre-productif

Suite à l’essor des comportements collaboratifs des entreprises françaises, le nombre d’applications collaboratives explose : Slack, Trello, Teams, Drive, Wrike, Zoom, Evernote… À tel point qu’il est difficile de connaître l’utilité exacte de chacune des applications naissantes.

Choisir les quelques bonnes applications collaboratives est bénéfique pour la productivité de votre entreprise, mais en avoir trop peut être contre-productif. En effet, elles risquent de :

–       Vous perdre dans vos fichiers (vous avez trop de fenêtres ouvertes sur votre écran) ;
–       Vous faire perdre du temps (vous devez naviguer entre les différentes applications) ;
–       Vous faire perdre votre concentration et le fil de vos idées (vous avez une communication fracturée).

Optez pour une plateforme collaborative tout-en-un

Pour éviter cet effet contre-productif, plusieurs éditeurs ont pensé et conçu une solution : une seule et même plateforme collaborative qui regroupe les fonctions nécessaires à la collaboration dans votre entreprise ainsi que certaines applications collaboratives consciencieusement choisies (tchat, réseau social d’entreprise, organisation des tâches etc.).

La plateforme tout-en-un vous permet donc d’assurer une réelle stratégie de communication interne et de partage dans votre entreprise.

Cette plateforme dispose de plusieurs avantages :

– Elle est une infrastructure qui facilite l’interaction et les échanges entre les équipes et les collaborateurs (documents partagés, contacts des employés, base de données etc…) ;
– Elle possède diverses fonctions et applications collaboratives réunies sur un même logiciel (partage de fichiers, base de connaissances structurée, forums, blogs, espaces de groupe, messagerie interne, gestion des tâches, calendrier partagé…) ;
– Elle est une étape de la transformation digitale qui réorganise la communication en interne ;
– Elle permet l’unification des silos pour plus de transversalité dans votre fonctionnement.

En optant pour une plateforme collaborative telle que Microsoft Teams, vous pourrez alors plus facilement mener la conduite d’un projet, optimiser vos méthodes de travail, innover et vous améliorer continuellement.

Vous serez par conséquent plus rapide, plus efficace et plus productif.

Ce qu’il faut retenir

Aujourd’hui, l’application collaborative est un outil primordial. Prenez soin de choisir les quelques applications qui vous seront réellement utiles au sein de votre entreprise et qui entrent dans votre stratégie de collaboration. Mais le surplus de ces applications peut avoir des conséquences contre productives au sein de votre entreprise. Nous vous conseillons donc d’opter pour l’adoption d’une plateforme de collaboration tout-en-un.

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Benoit LECOMTE
Responsable Marketing & Communication chez Upper-Link