Des salles de réunion virtuelles : la nouveauté Teams

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En juillet dernier Microsoft annonçait une nouvelle fonctionnalité sur sa plateforme collaborative Teams : Les salles de réunion virtuelles. Cette option devrait être opérationnelle d’ici la fin de l’année !
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Les salles de réunion virtuelles disponible en Novembre

D’ores et déjà déployée pour les utilisateurs utilisant les versions « previews » de Teamsles salles de réunions ont eu un léger contretemps et seront disponible seulement d’ici Novembre au lieu d’Octobre prévu initialement. Les hôtes auront la possibilité de créer des salles de sous-commission pendant les réunions de Teams.

Selon un tweet de Tim Evans, un expert Microsoft : « Il y aura la possibilité d’ajouter automatiquement ou d’attribuer manuellement des participants dans les différentes salles de réunion. C’est un ajout qui va plaire à beaucoup d’utilisateurs ! ».

Le fonctionnement des salles de réunion virtuelles.

La fonctionnalité des salles de sous-commission est un outil Microsoft Teams permettant aux organisateurs de réunion de diviser un appel vidéo ou audio de groupe en plusieurs sessions différentes pour des discussions de plus petits groupes. Les hôtes peuvent affecter des utilisateurs à une salle, ajouter / supprimer / renommer les salles.
 
Gardez à l’esprit que seul l’organisateur de la réunion verra cette nouvelle icône de salles de sous-commission, accessible à côté du menu à trois points (…). Cliquer sur l’icône amènera les utilisateurs à la fenêtre Créer des salles de sous-commission, qui propose différentes options telles que les paramètres de la salle et les participants.

teams breakout rooms

Que devra faire l’hôte ?

L’organisateur de la réunion pourra choisir le nombre de salles (1-50) qu’il veut créer dans les paramètres de la salle, et la section Participants lui permettra d’attribuer des utilisateurs (automatiquement ou manuellement) à une salle. Enfin, cliquez sur Create Rooms, et la fenêtre Breakout Rooms apparaîtra désormais à l’écran.
 
Pour affecter des utilisateurs à une salle de sous-commission, l’organisateur devra cliquer sur ‘’Affecter des participants’’, puis utilisez les cases à cocher pour sélectionner tous les noms des utilisateurs. Ensuite, cliquez sur le bouton Attribuer et sélectionnez la salle pour l’attribuer manuellement aux utilisateurs.
 
À ce stade, les salles de sous-commission seront fermées pour les participants à la réunion et l’organisateur devra cliquer sur le bouton Démarrer les salles pour les ouvrir à la discussion. Enfin, pour ramener tous les participants dans le groupe plus large une fois la séance terminée, cliquez sur Fermer les salles. Cela informera tous les participants à la réunion qu’il leur est demandé de quitter les salles de sous-commission.

Le mot d’Upper-Link

La fonctionnalité est actuellement répertoriée comme en cours de développement dans la feuille de route de Microsoft 365, ce qui indique qu’elle sera publiée (normalement) d’ici novembre 2020. Étant donné que la fonctionnalité de la salle de sous-commission est maintenant déployée pour les utilisateurs qui utilisent les versions « previews », Microsoft ne devrait pas tarder à sortir la fonctionnalité au grand public.
 
Pour Upper-Link ces salles de réunion virtuelles sont une opportunité d’échange plus simplifié, surtout en cette période compliqué ou le télétravail prédomine. C’est un moyen pour Teams de rivaliser avec ses concurrents dans les écoles. Cette fonctionnalité déjà présente sur Blackboard ou Zoom notamment est très prisé par les écoles. Mais également par les entreprises lorsque ces dernières réalisent des séminaires et/ou des brainstormings. C’est un grand pas pour la plateforme Teams !

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