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Plateforme collaborative : Pourquoi l’adopter au sein de votre entreprise ?

Plateforme collaborative : Pourquoi l'adopter au sein de votre entreprise ? - Article Upper-LinkTemps de lecture : 4 min.

Plateforme collaborative : Pourquoi l’adopter au sein de votre entreprise ? Par Sarah Faress & Benoit Lecomte pour Upper-Link

Le collaboratif est devenu un sujet phare des entreprises. Une bonne plateforme collaborative c’est des décisions prises plus rapidement, des processus plus efficaces, une communication plus fluide, des données unifiées, une meilleure productivité.

Aujourd’hui, le collaboratif est devenu un sujet phare du monde entrepreneurial. Nombreuses sont les entreprises convaincues de son utilité. Des décisions prises plus rapidement, des processus plus efficaces, une communication plus fluide, des données unifiées, une meilleure productivité… Vous l’aurez compris, le collaboratif est désormais la nouvelle manière de travailler des entreprises.

Plateforme collaborative, la nouvelle manière de travailler en entreprise

Rappelons-le, une plateforme collaborative est un logiciel regroupant divers outils de communication et de collaboration sur un espace de travail virtuel. Ces outils vous permettent de mieux gérer les tâches et deadlines d’un projet, d’avoir une communication plus fluide au sein de vos équipes et d’accéder n’importe quand et n’importe où aux données communes de l’organisation. La plateforme est donc synonyme de gain de temps, d’efficacité et de productivité. Slack et Microsoft Teams en sont de bons exemples.

“Lors de nos accompagnements, la plateforme Microsoft Teams s’impose par son intégration native aux différents services de Microsoft (suite bureautique, gestion de documents, BI, Planner …) mais aussi aux autres applications du marché (plus de 200 intégrations d’applications métier possibles).” Julien Hacquard, directeur du Pôle Digital Workplace.

Les problèmes rencontrés en entreprise sont souvent les mêmes : vous avez trop de mails à traiter, vous n’arrivez plus à suivre l’avancement des projets en cours, vous ne savez plus quelles tâches prioriser, le partage des documents vous prend du temps… Une plateforme collaborative est la solution.

Pour confirmer ces dires, Archimag a mené sa propre enquête en 2018 et aborde le concept. Le magazine spécialisé constate de nombreuses plaintes concernant l’organisation interne des entreprises :

– 37% des sondés ne retrouvent pas le document qu’ils recherchent dans la base documentaire de l’organisation ;
– Un tiers des collaborateurs affirment que ses attentes ne sont pas prises en compte dans les projets informatiques.

Trois facteurs se placent en position “déclencheurs” de l’équipement en outils collaboratifs :

– la recherche d’efficacité ;
– la transformation digitale ;
– le gain de temps.

Pourquoi l’avenir de l’entreprise passe-t-il par le collaboratif ?

0%

des échanges se font par mail au sein des organisations. L’usage d’une plateforme digitale permet de désengorger la boite mail.

0%

des organisations sont équipées d’un Intranet et travaillent avec des outils anciens et disparates qui n’offrent pas un point d’entrée unique à l’espace de travail.

0%

des sondés ne retrouvent pas les documents qu’ils recherchent dans la
base documentaire de l’organisation.

58%

des sondés n’ont pas une totale liberté de leurs outils informatiques, tant en termes de choix que d’usages.

33%

des collaborateurs déplorent que ses attentes ne soient pas prises en compte dans les projets informatiques.

86%

des sondés considèrent le collaboratif et le social learning comme un facteur d’intégration des nouvelles recrues au sein des organisations.

La plateforme collaborative, le seul logiciel de collaboration à adopter.

À l’heure actuelle, il existe une multitude d’outils de collaboration et nombreuses sont les nouvelles apparitions : Trello, Google drive, Zoom, Evernote, Hipchat… Alors lesquels choisir ?

Pour cela, nous vous conseillons fortement d’opter pour une plateforme de collaboration plutôt qu’une multitude d’outils choisis séparément.

Elle vous permettra de :

  • ne plus perdre de temps à jongler entre vos diverses applications (chat, gestionnaire des tâches, RSE, messagerie électronique…) ;

  • de retrouver tout document souhaité rapidement (stockage des données) ;

  • d’avoir accès à l’espace de travail de votre entreprise de n’importe où et n’importe quand via une simple connexion internet (cloud) ;

  • d’avoir moins d’emails reçus et envoyés en interne ;

  • d’avoir un management de projet simplifié, une efficacité meilleure et une productivité accrue (centralisation des informations par projet) ;

  • d’être proche de vos collaborateurs (messagerie instantanée).

Comment bien choisir votre plateforme collaborative ?

Vous l’aurez compris, mieux vaut opter pour une plateforme de collaboration plutôt que plusieurs outils de collaboration séparés. Mais comment choisir la bonne plateforme collaborative ?

Une bonne plateforme collaborative doit absolument comprendre :

– un espace de stockage type cloud (ainsi, vous aurez accès à tous les documents de l’entreprise n’importe où, n’importe quand et via une simple connexion internet) ;
– deux outils de communication obligatoires : l’e-mail et la messagerie instantanée ;
– un système de sécurité et de confidentialité fiable ;
– une application mobile tout-en-un (idéal pour s’adapter aux nouvelles manières de travailler, comme par exemple pendant les journées de télétravail).

Au delà des critères de base, chaque plateforme de collaboration aura son package d’outils de communication et de collaboration. À vous alors de choisir la plus adaptée à votre entreprise. Microsoft Teams par exemple, a récemment annoncé sa version gratuite, avec de nombreux avantages. De quoi essayer, tester et ainsi potentiellement vous décider à adopter la version payante par la suite.

Ce qu’il faut retenir :

Aujourd’hui, la plateforme collaborative est devenue l’outil primordial à adopter en entreprise. Elle permet un gain de temps considérable, une communication unifiée et fluidifiée et une productivité plus optimale au sein de vos équipes.

“Notre département Digital Workplace accompagne plus de 15000 utilisateurs dans l’usage des solutions Microsoft et de l’implémentation de Teams. L’accompagnement est aussi bien technique, ou en terme de gouvernance, ou encore humain (formations, change management). Les usages et la productivité chez nos clients ont évolués et la satisfaction des équipes est rapidement mesurable.”

En effet, la plateforme collaborative est désormais :

– La nouvelle manière de travailler en entreprise ;
– L’unique outil collaboratif à adopter (elle regroupe déjà tous les outils de communication et de collaboration dont vous avez besoin) ;
– Une plateforme avec des critères clés pour la productivité de vos équipes.

Benoit LECOMTE on Linkedin
Benoit LECOMTE
Responsable Marketing & Communication chez Upper-Link