La force du collaboratif, le bénéfice productivité


Direction, Service IT, Service Communication et Service RH :
Découvrez comment et pourquoi mettre en place un portail collaboratif en entreprise !
5 points par service pour comprendre l’intérêt du collaboratif

Votre parcours Transformation Digitale :

1. Vous avez Office 365 ou allez acquérir la solution
2. Vous mettez en place un portail unifié d’entreprise et une gestion sécurisée des fichiers via Office 365

Mobilité et collaboratif au cœur du débat dans les entreprises

Tour d'horizon

Mobilité, sécurité et transfert de connaissance en entreprise aujourd’hui.

A différents niveaux, la mise en application d’une organisation collaborative et mobile permet aux entreprises d’améliorer les conditions de travail de ses employés. Un levier motivation / implication qui parfois reste flou sur ses avantages

Malgré tout, les outils de communications et d’informations sont aujourd’hui implantés dans les habitudes des collaborateurs. Les outils informatiques personnels (Shadow IT) prennent souvent place dans les entreprises de façon non réglementé et non sécurisée. Cette pratique arrive comme une alternative afin de permettre aux collaborateurs de partager ou accéder à des documents de manière simple et rapide à tout moment en fonction de leurs besoins.

Le « Shadow IT » est une faille dans la gestion du système d’information de l’entreprise; il est, de même, l’expression indirecte d’un besoin des collaborateurs.

Les usages web dans les sociétés se développent au fur et à mesure mais l’adoption et la mise en place des moyens de collaboration en interne évoluent trop souvent à un rythme décalé.

Comment définir le travail collaboratif au sein de l’entreprise ? Quels sont les avantages directs ou associés à cette façon flexible de travailler ?

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Qu'est-ce que le collaboratif ?

Le travail collaboratif se définit, dans le cadre de l’entreprise, par la notion des 3C

  • Communication
  • Coordination
  • Coopération

La communication englobe les échanges de fichiers par les réseaux informatiques, les messages électroniques, chats ou encore les moyens d’organisation de réunions à distance. Les échanges d’informations utilisés par la communication sont alors considérés comme des échanges dits « informels ».

Les échanges « formels » s’intègrent au sous ensemble de la coordination. Celle-ci hiérarchise les taches et définit la répartition et la validation sur l’avancement du projet. Motivée par la coordination, la gestion du projet passe à la phase de coopération. Chaque collaborateur et/ou groupe a connaissance de sa part de travail et de ses tâches.Ce cercle organisationnel oblige à chaque étape et à chaque instant de communiquer, coordonner et coopérer.

Le collaboratif agit ainsi positivement sur l’entreprise à plusieurs niveaux. Appuyé par les nouvelles technologies informatiques, le collaboratif « [permet] à l’entreprise d’aller beaucoup plus vite » souligne Charles-Henri Besseyre des Horts, professeur au sein du groupe de recherche et d’études en gestion de HEC.

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Les entreprises en chiffres

6 Chiffres pour comprendre pourquoi passer au collaboratif :

30%

du temps à rechercher des fichiers dans ses dossiers ou sur le réseau.

x10

C’est parfois le nombre de versions dupliquées d’un fichier au sein d’une entreprise

95%

Des employés utilisent leur matériel personnel

70%

Des PME s’inquiètent de la sécurité de leurs données

40%*

D’économies réalisées sur le cumul : structure IT et temps passé. (*en moyenne)

+22%

de productivité et jusqu’à 40% dans certaines structures grâce au collaboratif.

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La Solution Un’IT

La solution Un'IT

Un’IT (à lire Unité ou Unity) est une solution qui s’appuie sur l’expertise Upper-Link et la flexibilité offerte par SharePoint et Office 365 pour développer un système collaboratif unifié, clé-en-main et économique.

Aujourd’hui moins de 10% des clients Office 365 utilisent SharePoint faute de savoir comment ils peuvent mettre en place le service.

Notre solution inclut la phase de découverte de votre environnement, la définition de vos objectifs liés à la mise en place de SharePoint et l’établissement du cahier des charges. Durant cette période nous vous accompagnons dans la réflexion et nous vous conseillons.

 Création d’un portail et des sites métier à votre image
 Co-création avec votre service de communication des visuels
 Mise en place de l’Intranet
 Programmation de votre intranet
 Mise en place de votre serveur de fichiers (file server)
 Transferts des fichiers et attribution des droits
 Supports de formation et d’information
 Développement des outils collaboratifs (messageries, vidéo conférences, …)
 Mise à niveau de votre structure (dans le cadre défini de votre contrat)

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